DREJTORIA E SIGURIMIT TE INFORMACIONIT TE KLASIFIKUAR

REPUBLIKA E SHQIPËRISË
KRYEMINISTRI
V E N D I M
Nr. 5, date 5.1. 2002
PERMIRATIMIN E RREGULLORES "PER PUNEN ME INFORMACIONIN E KLASIFIKUAR " SEKRET SHTETEROR""

Ne mbeshtetje te neneve 78, dhe 83 pika 1 te Kushtetutes, me propozimin e Keshillit te Ministrave,

V E N D O S I:

Miratimin e rregullores "Per punen me informacionin e klasifikuar "sekret shteteror", qe i bashkengjitet ketij vendimi.

Ky vendim hyn ne fuqi menjehere.

RREGULLORE
PER
PUNEN ME INFORMACIONIN E KLASIFIKUAR "SEKRET SHTETEROR"
QELLIMI DHE OBJEKTI.

Rregullorja ka per qellim percaktimin e rregullave dhe te detyrave per ministrite dhe institucionet shteterore, gjate punes me informacionin e klasifikuar "sekret shteteror", ne procesin e krijimit, qarkullimit, shumefishimit, shfrytezimit, arkivimit e administrimit te tij.

I. RREGULLA TE PERGJITHSHME

1. Zyra e Regjistrit Shteteror (Qendror) te informacionit te klasifikuar te NATO-s, e cila ndodhet ne DSIK (Drejtoria e Sigurimit te Informacionit te Klasifikuar), prane Keshillit te Ministrave pergjigjet per:
-krijimin e sistemit me te mire per marrjen, regjistrimin, shperndarjen dhe transmetimin e informacionit te klasifikuar te NATO-s;
-marrjen e informacionit te klasifikuar te NATO-s nga zyra e nen-regjistrit te jashtem prane Misionit te Shqiperise ne NATO;
-dergimin e informacionit te klasifikuar per NATO-n ne zyren e nen-rregjistrit te jashtem;
-regjistrimin e informacionit te klasifikuar te NATO-s ne regjistrin perkates dhe shperndarjen e tij Zyres te nenregjistrave te informacionit te klasifikuar te NATO-s, ne ministri dhe institucione;
-marrjen e informacioneve te klasifikuara per NATO-n nga zyrat e nen-rregjistrave, regjistrimin dhe dergimin e tyre ne zyren e nenregjistrit te jashtem;
-kontrollin e zyrave te nenregjistrit te informacionit te klasifikuar te NATO-s dhe zyrave te informacionit te klasifikuar "sekret shteteror", per zbatimin e ligjit dhe te vendimeve per informacionin e klasifikuar;
-kontrollin e shperndarjes se informacionit te klasifikuar "sekret shteteror", ndermjet institucioneve, per zbatimin e ligjit dhe te vendimeve per informacionin e klasifikuar;
-raportimin e shkeljeve e te incidenteve, qe mund te ndodhin gjate marrjes, regjistrimit, shperndarjes dhe transmetimit te informacionit te klasifikuar;
-mbajtjen e regjistrave te personave te certifikuar, personave qe kane autorizim per klasifikim origjinal, etj;
-planifikimin e veprimtarise se korriereve te informacionit te klasifikuar te NATO-s;
-ajo sugjeron masat per permiresimin e procedurave te punes per rregullimin e mangesive te vena re.

2.Ministrite dhe institucionet shteterore qe administrojne informacion te klasifikuar "sekret shteteror" te kene zyren e informacionit te klasifikuar "sekret shteteror".
Zyra e informacionit te klasifikuar "sekret shteteror" mund te mbaje edhe regjistrin e informacionit te paklasifikuar.

3. Informacioni i klasifikuar i NATO-s, qe u drejtohet ministrise apo institucionit, dhe anasjelltas, administrohet ne nje regjister dhe mbahet ne kasaforte te veçante.

4. Modeli i regjistrave percaktohet nga DSIK-ja.

5. Zyra e informacionit te klasifikuar "sekret shteteror", qe ndodhet ne ministri a institucione shteterore eshte ne varesi te titullarit, i cili eshte pergjegjes per funksionimin e saj.

6. Zyra e informacionit te klasifikuar "sekret shteteror" administron edhe informacionin e klasifikuar i NATO-s, qe u drejtohet ministrise apo institucionit shteteror dhe anasjelltas.
Ne raport me zyren e regjistrit Shteteror (Qendror) te informacionit te klasifikuar te NATO-s, zyra e informacionit te klasifikuar "sekret shteteror" ne ministri apo institucion, do te quhet zyra e nenregjistrit te informacionit te klasifikuar te NATO-s.
Kjo zyre duhet te permbushe kerkesat e sigurise, te percaktuara nga NATO-ja, te cilat, nepermjet DSIK-se, u percillen per zbatim ministrive dhe institucioneve shteterore.

II. DETYRAT E ZYRES SE INFORMACIONIT TE KLASIFIKUAR "SEKRET SHTETEROR"

Zyra e informacionit te klasifikuar "sekret shteteror" ka keto detyra :
1. Krijon sistemin me te mire per marrjen, regjistrimin, shperndarjen dhe transmetimin e informacionit te klasifikuar "sekret shteteror" dhe te informacionit te klasifikuar te NATO-s.

2. Verifikon nese informacioni i klasifikuar "sekret shteteror", qe qarkullon, prodhohet e perpunohet, permbush kerkesat perkatese.

3. Cel praktikat sipas listes se emerteses per çeljen e tyre.

4. Sistemon dhe perpunon te gjithe informacionin e klasifikuar "sekret shteteror", qe qarkullon, sipas nivelit te klasifikimit dhe afateve perkatese.

5. Sistemon dhe perpunon per shfrytezim dokumentet qe jane .

6. Dorezon ne arkiv, sipas afatit, dokumentet me informacion te klasifikuar "sekret shteteror".

7. Administron, miremban dhe ruan vulen "sekret shteteror", kur ka te tille.

8. Komunikon sipas rregullave me posten dhe sekretarite e tjera .

9. Garanton cilesine e dokumentit dhe zbaton afatet e percaktuara per shfrytezimin, ruajtjen, administrimin e informacionit te klasifikuar.

III. ORGANIZIMI I ZYRES SE INFORMACIONIT TE KLASIFIKUAR "SEKRET SHTETEROR"

1. Punonjesit e zyres se informacionit te klasifikuar duhet te jene te pajisur, me pare, me "certifikate sigurie", sipas akteve normative ne fuqi.

2. Punonjesit e zyres se informacionit te klasifikuar te sapo emeruar i marrin ne dorezim dokumentet, vetem pasi te kene kryer te gjithe procesin e njohjes me aktet, ligjore e nenligjore qe rregullojne veprimtarine e saj.

3. Zyra e informacionit te klasifikuar vendoset ne mjedise te pershtatshme, ne nje vend te sigurte te nderteses, sipas kerkesave per sigurimin fizik te informacionit te klasifikuar. Zyrat duhet te kene banake ndares ose rrjete metalike, per ndarjen e mjedisit te brendshem, dhe dyer e dritare te blinduara, te siguruara me rrjete metalike e brava te sigurta.
Ne zyra ndalohet mbajtja e furnelave elektrike, gazit, vajguri, fenereve ndriçues me lende djegese, si dhe pirja e duhanit;
Ndriçimi dhe rrjeti elektrik duhet te jene vendosur sipas kerkesave te sherbimit te mbrojtjes ndaj zjarrit dhe shpetimit.

4. Dokumentet ne zyren e informacionit te klasifikuar te mbahen ne kasaforta ose dollape metalike. Ne fund te dites se punes kasaforta, dollapet, dyert, dritaret dyllosen e vulosen me vulen metalike, personale.

5. Ndalohet hyrja ne zyren e informacionit te klasifikuar e personave te pa- autorizuar nga drejtuesi i drejtperdrejte.
Veprimet e dorezimit e te marrjes se korespodences, behen ne nje vend te veçante, larg banakut, regjistrave, kompjuterit, kasafortes, etj.

6. Nje kopje e çelesave te kasafortave mbahen ne zyren e titullarit te ministrise apo institucionit, e mbyllur ne zarf, te dyllosur e te vulosur.
Hapja e zarfit dhe perdorimi i çelesave behet me urdher te titullarit te ministrise apo institucionit, ne prani te komisionit te ngritur prej tij, me jo me pak se tri veta, me procesverbal te rregullt.

7. Kur punonjesi i Zyres se Informacionit te Klasifikuar largohet perkohesisht ( me leje, raport, etj.), regjistrat dhe vula i dorezohen personit, te autorizuar me shkrim nga titullari i ministrise apo institucionit, i cili duhet te plotesoje kerkesat e vendit te punes.
Dorezimi behet me procesverbal, te firmosur nga dorezuesi dhe marresi ne dorezim.

8. Ne qofte se gjate kesaj kohe kerkohet nje dokument zyrtar, hapja e kasafortes se Zyres se Informacionit te Klasifikuar dhe terheqja e dokumentit behet me komision, te ngritur me urdher te titullarit te ministrise apo institucionit, me jo me pak se tre persona, duke lene ne kasaforte proces-verbalin e dokumentit te terhequr per shfrytezim .

Proçesverbali shenon daten, oren, llojin e dokumentit, arsyen e terheqjes per shfrytezim dhe emrat e personave qe jane njohur.
9. Ne rast se nje dokument eshte demtuar, ka humbur apo eshte vjedhur, titullari i ministrise apo institucionit shteteror krijon komision specialistesh per te shqyrtuar çeshtjen dhe ne perfundim harton procesverbalin, ku shenon gjithshka te vene re e te konkluduar, me propozimet e masat perkatese.

IV. KRIJIMI I DOKUMENTIT TE KLASIFIKUAR "SEKRET SHTETEROR"

1.Krijimi i dokumentit qe permban informacioni te klasifikuar "sekret shteteror", u neshtrohet rregullave te pergjithshme, por duke marre edhe shenjezimet e elementet, sipas akteve normative ne fuqi.

2. Kur prodhuesit te nje dokumentit nuk i lejohet nenshkrimi i tij, ai eshte i detyruar, per çdo rast, te vendose, ne krahun e majte, ne fund te kopjes keto te dhena: konceptoi, daktilografoi, printoi, emrin, mbiemrin, firmen, numrin e ekzemplarit dhe daten.

V. QARKULLIMI I DOKUMENTEVE TE KLASIFIKUARA "SEKRET SHTETEROR"

A.Veprimet me dokumentet e klasifikuara "sekret shteteror" qe dalin nga institucioni

1. Punonjesi i zyres se informacionit te klasifikuar, para se te percjelle korrespondencen verifikon nese dokumenti qe do te dale nga organi ploteson kerkesat. Ne te kundert e kthen ate per plotesim.

2. Punonjesi i zyres se informacionit te klasifikuar ben regjistrimin e dokumentit ne regjistrin e korrespondences (se klasifikuar), vendos numrin e protokollit dhe e vulos. Vula e njome vihet perbri firmes, zhvendosur pak majtas, pa e mbuluar ate. Gjurma e vules duhet te jete e qarte, e lexueshme dhe e pademtuar.

3. Ndalohet vulosja e dokumentit te parregullt, kur ai eshte firmosur nga persona jo pergjegjes dhe kur vula eshte e demtuar.

4. Punonjesi i zyres se informacionit te klasifikuar mbyll zarfin ku eshte futur dokumenti dhe ne anen e majte te tij, lart, shenon numrin e protokollit, qe ka marre dokumenti ne regjistrin e korrespondences dhe emertimin e derguesit. Ne te djathte, lart, shenon nivelin e klasifikimit dhe ne mes te zarfit, adresen e plote te marresit.

5. Zarfet me dokumente "Teper sekret " dhe " Sekret " vulosen ne kater cepat, me vule me dylle, dhe, pasi verifikohet saktesia e mbylljes, behet dorezimin e zarfit ose i pakos me liber dorezimi , kundrejt nenshkrimit te marresit.

6. Dokumentet e brendshme, te klasifikuara, te organit, kane te gjitha elementet e dokumentit qe del prej tij. Dokumentet e brendshme, kur i dergohen nje organi tjeter, shoqerohen me shkrese percjellese. Ne fillim dhe ne fund te çdo faqeje vendoset fjala "i klasifikuar".

B. Veprimet me dokumentet e klasifikuara "sekret shteteror" qe hyjne ne institucion

1.Te gjitha materialet dhe dokumentet e klasifikuara qe vijne ne ministri apo institucion, merren ne dorezim nga punonjesi i Zyres se informacionit te klasifikuar. Kur materialet dhe dokumentet e klasifikuara merren nga titullari, pasi nenshkruhen apo vihen shenimet perkatese nga ai, regjistrohen ne zyren e informacionit te klasifikuar e cila i percjell tek i adresuari.
2. Kur materiali apo dokumenti i adresohet njesive varese ( departament, drejtori, sektor, zyre, etj.), merret ne dorezim nga personi, te cilit ia dergon titullari.

3. Kur materialet, dokumentet, vijne pas orarit zyrtar te punes, merren ne dorezim nga punonjesi i sherbimit te brendshem ( dezhurnit) dhe, nese ka urgjenca, njoftohet personi te cilit i eshte adresuar materiali. Dorezimi i dokumenteve nga punonjesi i informacionit behet me liber dorezimi, kundrejt emrit te maresit dhe nenshkrimit te tij.

4. Punonjesi i zyres se informacionit te klasifikuar ben regjistrimin e dokumentit ( leter, informacion, mesazh, telegram, radiogram, etj. ) ne regjistrin e korrespondences , duke shenuar mbi te daten e hyrjes dhe numrin e protokollit.

5. Kur ne dokumentet hyrese verehen mungesa ose pasaktesi, pasi mbahet procesverbal dhe njoftohet organi dergues ato merren ne dorezim ne prani te perfaqesuesit te autorizuar me shkrim nga organi dergues. Te gjitha veprimet pasqyrohen ne procesverbal, i cili u bashkelidhte dokumenteve perkatese.

6. Shperndarja e dokumenteve te regjistruara brenda ministrise apo institucionit behet me regjister dorezimi , me nenshkrim te marresit ne dorezim. Titullari ka te drejte te beje shenime mbi dokumentin e regjistruar, per personin qe ia drejton, per menyren e ndjekjes e te zgjidhjes se çeshtjes.

VI. SHUMEFISHIMI I DOKUMENTEVE TE KLASIFIKUARA "SEKRET SHTETEROR"

1.Shumefishimi i dokumenteve te klasifikuara "sekret shteteror", per te tre nivelet, behet me urdher te titullarit te ministrise apo institucionit dhe regjistrohet ne regjister, duke shenuar numrin e kopjeve e adresen e marresit. Kur kopja dergohet jashte institucionit, veprohet sipas pikes 4, te kreut V/A, ndersa kur dorezohet brenda institucionit veprohet sipas pikes 6, te kreut V/B.

2. Kur prodhuesi ka vene shenimin "te mos shumefishohet", dokumenti me informacion te klasifikuar "sekret shteteror", nuk shumefishohet.

VII. SHFRYTEZIMI I DOKUMENTEVE TE KLASIFIKUARA "SEKRET SHTETEROR"

1. Ndalohet shfrytezimi i dokumenteve me informacion te klasifikuar "sekret shteteror", perveç rasteve te ushtrimit te nje detyre, per qellime te ligjshme, nga persona te certifikuar dhe me miratim te titullarit te ministrise apo institucionit.

2.Dokumentet, si praktike, kthehen pasi te kene plotesuar afatet, ndersa dokumentet e terhequra per shfrytezim nga sekretaria kthehen brenda 15 diteve. Ne raste te veçanta, jo me shume se nje muaj.
Shenimet per shfrytezimin behen ne kartelen perkatese, zevendesuese.
Ne raste te veçanta, kur kane interes per punen dokumentet mund te mbahen ne perdorim, pa i dorezuar, deri ne tre muaj, por gjithmone me miratimin e titullarit.

3. Çdo dokument qe merret ne dorezim, kontrollohet dhe, kur eshte sipas normave, nenshkruhet marrja ne dorezim, ne te kundert kthehet per plotesim e rregullim.
4. Çdo muaj, punonjesi i Zyres se Informacionit te Klasifikuar ben bilancin dhe inventarin e dokumenteve te klasifikuara "sekret shteteror", ( hyrje, dalje dhe gjendje ).

5. Çdo 6 muaj, punonjesi i Zyres se Informacionit te Klasifikuar, brenda vitit pasardhes, mbyll dokumentet dhe dosjet e hapura, sipas pasqyres se emerteses, duke verifikuar inventaret dhe gjendjen e tyre.

6. Ndalohet, ne menyre kategorike ndryshimi i dokumenteve te regjistruara dhe shenimet e personave te paautorizuar mbi to.

7. Personat, qe kane marre dokumentet nga zyra e informacionit te klasifikuar, kur shkeputen nga puna perkohesisht, per me shume se dy jave apo emerohen ne nje detyre tjeter, detyrimisht, duhet te dorezojne dokumentet qe kane marre, dhe praktiken qe kane ne dore, te plotesuar sipas akteve normative.

VIII. ARKIVIMI I DOKUMENTEVE TE KLASIFIKUARA "SEKRET SHTETEROR"

Dokumentet me informacion te klasifikuar "sekret shteteror" u nenshtrohen rregullave te pergjithshme per arkivimin sipas ligjit dhe akteve nenligjore ne fuqi.

IX. RREGULLA TE VECANTA

1.Per ato rregulla te cilat nuk percaktohen ne kete rregullore, te zbatohen kerkesat e ligjit nr. 7726, date 29.6.1993, "Per fondin arkivor kombetar dhe per arkivat" dhe te regullores "Per punen me dokumentet administrative ne organet shteterore dhe joshteterore".

2.Ngarkohen titullaret e ministrive dhe institucioneve shteterore dhe DSIK-ja per zbatimin e kesaj rregulloreje.

3.Ngarkohet DSIK-ja per kontrollin e zbatimit te kesaj rregulloreje.